Apa Saja Sih Job Desc Admin Toko Online?

Bagi sebuah toko online store, memiliki admin adalah hal yang penting. Admin membantu proses bisnis Anda berjalan lebih lancar dan teratur. Apa sebenarnya admin ini, apa saja tugas, kualifikasi dan skill yang wajib dimiliki?

Istilah admin yang dikenal dalam bisnis toko online store adalah seseorang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola kanal-kanal atau media online yang dimiliki oleh perusahaan tempatnya bekerja. Admin biasanya memantau semua media sosial bisnis baik itu Facebook, Instagram, email dan lain sebagainya.

Untuk perusahaan kecil, admin toko online store biasanya bertugas memeriksa barang yang masuk, menghitung stok, memproses pemesanan, membalas chat dan pertanyaan dari pembeli hingga melakukan pengemasan dan pengiriman barang. Tugas-tugas ini biasanya bervariasi, tergantung pada skala bisnis tempat admin tersebut bekerja.

Bagi toko online store yang besar, biasanya tugas admin ini dibagi-bagi lagi ke beberapa orang. Karena cakupan yang harus ditangani cukup banyak, diperlukan sumber daya manusia yang memadai agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Tugas atau Jobs Admin Toko Online

Secara umum admin toko online store memiliki tugas sebagai berikut:

• Mengurus dan mengelola semua media sosial yang dimiliki oleh perusahaan. Pengelolaan ini mencakup memposting konten atau informasi terbaru dari perusahaan agar dapat diketahui oleh publik, khususnya pelanggan. Di media sosial, biasanya admin juga memberikan pengumuman promo, diskon hingga meluncurkan produk baru

• Melakukan update terkait tren terbaru yang berhubungan dengan produk yang dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja

• Memperbarui informasi yang berhubungan dengan produk yang dijual. Informasi ini bisa berhubungan dengan stok, edisi baru dan lain sebagainya

• Menjaga performa media sosial perusahaan

• Jika pelanggan mengalami masalah atau kendala, admin bisa memberikan solusi

• Menjalin komunikasi yang baik dengan para pelanggan

• Mengecek pesaing untuk mengetahui perbandingannya dengan perusahaan Anda

• Menciptakan koneksi yang personal dengan audiens

• Memberikan keuntungan kepada perusahaan lewat perencanaan SEO yang baik

• Meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas brand Anda di mata komunitas

Itulah beberapa job desc yang umumnya diberikan kepada seorang admin toko online. Dan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, tugas-tugas ini tidak bersifat mutlak karena kebutuhan setiap perusahaan toko online itu berbeda. Pastikan Anda mempekerjakan admin sesuai dengan kapasitas dan gaji yang diberikan.

Skill Apa Saja yang Harus Dimiliki oleh Admin Toko Online Store?

Menjalankan toko online memang tidak semudah kelihatannya. Apalagi kalau Anda punya beberapa e-commerce atau membuka akun pada banyak marketplace. Admin harus benar-benar tangkas untuk menjalankan semua tugasnya agar semua permintaan konsumen bisa terpenuhi.

Untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik, seorang admin toko online diminta untuk memiliki berbagai skill baik yang bersifat hard skill maupun soft skill. Hard skill sendiri adalah pengetahuan yang bersifat teknis dalam melaksanakan tugasnya. Misalnya tentang bagaimana cara mendata pesanan dan mengirimkannya.

Sementara soft skill adalah keterampilan abstrak yang biasanya tidak bisa dinilai namun memiliki peran yang tidak kalah penting. Misalnya saja adalah kemampuan seorang admin beradaptasi dengan tekanan kerja yang tinggi dan lain sebagainya.

Untuk memahami lebih lengkap skill apa saja yang harus dimiliki oleh seorang admin toko online, simak ulasannya berikut ini!

1. Ramah dan Sopan

Hampir di semua jenis pekerjaan baik di sektor formal maupun informal, skill satu ini sangat penting. Bagi seorang admin, sikap sopan santun adalah sesuatu yang wajib mengingat mereka akan dihadapkan kepada calon pembeli. Mereka dituntut untuk bisa melayani dengan ramah dan baik terlepas dari kondisi mereka saat itu.

Jika Anda mempekerjakan admin yang tidak ramah, ini tentu tidak akan berdampak baik pada bisnis Anda. Pelanggan bisa saja menghentikan proses pemesanan jika mereka merasa tidak dilayani dengan baik dan sopan.

2. Memiliki Tingkat Ketelitian Tinggi

Tugas seorang admin toko online sangat kompleks, salah satunya adalah mengurus pesanan dan stok barang yang akan dijual. Dua tugas ini perlu ketelitian yang tinggi. Satu tugas berhubungan dengan tingkat kepuasan konsumen, sementara satu lagi berkaitan langsung dengan kegiatan operasional bisnis Anda.

Kesalahan dan ketidaktelitian seorang admin dalam melakukan tugasnya bisa mendatangkan masalah bagi perusahaan Anda. Misalnya saja admin yang salah mengirimkan barang baik dari jenis, ukuran maupun varian ini. Ini akan membuat pelanggan kecewa. Tidak hanya itu, perusahaan juga harus bertanggung jawab melakukan penggantian dan itu akan menjadi beban operasional tambahan bagi perusahaan. Beban ini masih ditambah dengan kerugian yang sifatnya non material seperti kepuasan pelanggan dan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikannya.

3. Memiliki Inisiatif yang Tinggi

Karena teknologi terus berubah dan berkembang, tren dalam dunia toko online juga turut berubah. Kalau Anda tidak ingin ketinggalan zaman, Anda harus bisa berinovasi dan menciptakan sesuatu yang baru.

Ketika Anda memiliki seorang karyawan atau admin yang punya inisiatif tinggi, ini tentu akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Sembari melaksanakan tugasnya, admin bisa memantai perubahan yang terjadi di tengah-tengah masyarakat. Misalnya saja adanya tren produk baru dan lain sebagainya.

4. Jujur dalam Bekerja

Soft skill yang wajib dimiliki oleh semua pekerja adalah kejujuran. Ketika Anda mempekerjakan seorang admin, Anda mempercayakan toko Anda pada mereka termasuk media sosial untuk mereka kelola. Memiliki admin dengan sifat yang jujur tentu akan membuat Anda sebagai pemilik toko merasa lebih tenang.

Sifat jujur ini berhubungan erat dengan bagaimana cara mereka menghandle semua inventaris yang Anda punya. Jika admin tidak jujur dan mencari keuntungan pribadi, ini bisa menjadi sumber kerugian yang tidak sedikit bagi bisnis Anda.

5. Bisa Bekerja dalam Tim

Ketika bisnis toko online store yang Anda jalankan semakin besar, Anda harus mempekerjakan lebih banyak karyawan lagi. Bahkan untuk posisi admin, Anda mungkin saja membutuhkan lebih banyak orang lagi. Ini akan menjadi kemudahan namun memberikan tantangan tersendiri bagi admin Anda.

Sesama admin harus bisa bekerja sama dalam menghandle tugas. Selain itu mereka harus bisa saling berkomunikasi dengan baik agar pelaksana tugas bisa berjalan lancar.

Chatbot untuk Membantu Kerja Admin

Anda mungkin ingin dapat memberikan pelayanan semaksimal mungkin lewat tenaga admin yang dipekerjakan. Namun ada kalanya sumber daya yang Anda punya terbatas. Di sinilah chatbot berperan dalam membantu tugas admin Anda. Chatbot memungkinkan bisnis Anda melayani pertanyaan dan pemesanan dari pelanggan tanpa mengenal jam kerja.

Jadi ketika admin Anda out of office karena jam kerjanya sudah selesai, chatbot dapat mengambil alih menjawab pesan di WhatsApp atau chat box situs Anda. Ini jelas akan membuat bisnis Anda bisa berjalan secara lebih optimal dan efisien.Apa Saja Sih Job Desc Admin Toko Online Store?